지출결의서 작성방법과 양식

1. 지출결의서란?

 

지출이 예상되는 비용을 사전에 승인 요청할 때 사용하는 서식

 

한마디로 기업에서 자금이 나갈때 결재권자에게 사전에 지출결의서라는 양식을 통해 승인 및 허락을 받고 자금이 집행되는 것을 말한다. 즉 법인통장에서 지출되는 건에 대해서는 모두 작성하는것이 바람직하다. 예를 들어 거래처 입금, 비품, 식대, 유류, 관리비 등등 청구된 모든 지출에 대해서 세금계산서나 거래명세서를 첨부하여 작성한다. 

 

작은회사에서는 자금 집행을 그때그때 하기도 하고 경리담당자가 상황에 맞춰서 하는 경우가 있는데 제대로 관리를 하려면 자금 계획을 세우는 과정도 필요하지만 지출결의서를 접수하고 처리하는 것도 고정된 날을 정해서 하는 것이 좋다고 본다. 지출결의서 접수하고 처리하는 과정이 쌓이다 보면 잃어버리기도 쉽고 중요한 지출건을 놓치는 경우도 생기기 때문에 사전에 계획을 세워서 집행하고 전표처리하면 수월할 것이다. 지출결의서의 작성은 올바른 회계처리를 위한 기초자료임과 동시에 결재권자나 경영진의 올바른 자금 집행을 하기 위한 중요한 자료라 할 수 있다. 

 

 

2. 지출결의서 작성 시 유의사항

 

사업자가 사업상 지출하는 경비에 대해서는 그 증빙을 반드시 수취 및 보관하고 있어야 한다. 또한 일정금액 이상의 경비를 지출할 때에는 세금계산서 및 신용카드 매출전표 만이 그 정규 증빙으로 인정된다. 다만, 일정금액 미만의 경비 지출 시에도 원칙적으로 간이영수증을 수령해야 한다. 단, 현실적으로 영수증을 수취할 수 없는 경우에는 사용자를 기재하고 해당 부서장이 확인한 지출결의서를 꼭 작성해야 한다. 물품대금을 선지급 하거나, 업무상 가지급금을 지급하는 등의 금전 지출이 발생할 때에도 관련 증빙서류와 함께 지출결의서를 첨부하여 증빙처리를 할 수 있다.

 

3. 지출결의서 샘플 및 작성요령

※ 작성요령

① 결재
발의부서나 임직원이 자금지원을 요청을 하였을 때 이에 대한 자금이 적재적소에 지출이 될 것인지 여부를 판단하여 '지출승인을 확인하는 란'이라고 볼 수 있다. 즉, 자금집행의 최종결정자인 경리책임자 및 임원이나 대표자가 자금결재 시 경리부서란에 경리책임자 '날인'이 되어있는 것을 보고 해당자금이 적재적소에 쓰일 것이라는 객관적인 판단을 하는 것이다.

② 부서
자금을 사용하는 부서 즉, 타 부서에서 부서장의 승인을 받아 지출승인을 경리부에 요청할 때 작성하는 곳으로 부서란을 보면 어느 부서에서 누가 어떤 용도로 자금을 요청하여 사용했는지 여부를 알 수 있다.

③ 금액
자금을 지출한 내역을 한글로 적고 괄호 안에 숫자로 적는다.

④ 제목
지출 및 대체되는 대표적인 거래내용을 기재한다.

⑤ 내용
자금을 지출하려는 용도를 간단히 기술하는 곳이다. 예를 들어 영업부에서 영업활동을 위한 차량구입을 요청 시, 차량이 왜 필요하고 구입가격은 얼마고 누가 운행하는지 여부를 기안하는 품의서나 기안서를 대신하여 자금지출 용도를 간략하게 기술하는 것이다.

⑥ 비고
지출결의서의 내용에 대하여 참조할 사항이나 '특이사항'이 있는 경우 '비고'란에 기재함으로써 자금집행자가 올바른 판단을 할 수 있도록 특이사항을 기재하는 곳이다.

지출결의서 양식.xlsx

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