업무역량 강화하기 # 업무 리스트 작성

■ 업무 시작 전 업무계획 세우기

 회사 입사 후 처음엔 무엇을 해야 할 지 모르는 경우가 많아 선임자가 시키는 것만 하기에도 벅찬 시기가 있다. 하지만 언제까지 선임자가 옆에 있어주지도 않을뿐더러 언젠가는 선임자가 되어서 업무를 주도적으로 해야할 시기가 온다. 그 이전에 자신의 업무의 범위와 해당 부분을 정확히 알고 있어야 후임자를 교육시킬 수 있고 업무의 주기를 미리 인지하고 있어야 누락 및 실수를 줄일 수 있다. 업무리스트를 작성하는 것은 업무의 중요도를 미리 체크하여 업무를 관리함으로써 업무효율과 시간이용률을 높여 적은 시간투자로 많은 일을 처리할 수 있다. 일간/주간/월간 리스트를 작성하여 융통성있게 업무를 관리하고 리스트에서 정한대로 하나씩 처리하면 시간을 효율적으로 이용할 수 있다. 

 

 

■ 업무리스트 작성에 편리한 툴 이용하기

1. 구글 캘린더

 개인적으로 작성하는 다이어리나 캘린더의 종류는 많다. 네이버나, 구글, 다음 등에서 무료로 사용가능한 것들 중 자신이 보기 편한 툴을 업무에 이용해 보는것도 좋은 방법입니다. 

 

2. X-mind 이용하기

 지금은 잘 모르겠지만 예전에 마인드맵 그리기가 유행한 적이 있었습니다. 생각을 도형으로 나열하여 정리하는 방법인데 저는 업무에 적용해서 이용해 보니 업무의 전체 생황을 한눈에 볼 수 있어 많은 도움이 되고 있습니다. 인사총무 업무란 것이 두서없이 진행되는 것이 많다 보니 자칫 업무의 누락이나 실수가 발생하기도 하는데 이러한 툴을 이용해서 그날 그날의 업무에 대해서 정리하고 계획하는 습관은 저에게는 많은 도움이 된 것이 사실입니다. 

각 단계별로 펼쳐 볼 수도 있고 링크를 걸어놓거나 연관이 있는 업무는 묶어서도 표현이 가능합니다. 무엇보다도 검색기능이 있어 편리하게 사용하고 있습니다. 그리고 무엇보다도 무료로 사용할 수 있습니다. ^^

 

 

3. 업무일지 작성하기 

 위의 툴사용이 번거롭다면 엑셀을 이용해서 자신만의 업무일지를 작성하는 것도 좋은 방법이라고 생각합니다. 중요한 것은 앞으로의 일정을 대해서 계획하고 실행하고 검토하여 결과를 기록하는 행위 자체가 시간을 좀 더 효율적으로 사용하는 데 많은 도움이 된다고 생각합니다. 인사총무 업무라는 것이 하다보면 자신이 하루에 무슨일을 했는지 모를 정도로 바쁘게 돌아가다가 그냥 지쳐서 저녁에 퇴근하는 경우도 많기 때문입니다. 

 

일일업무일지_공유.xlsx

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■ 업무리스트 작성의 4단계

 

1. 조급하게 작성하지 말고 먼저 반드시 실현해야할 목표를 적는다
2. 대목표를 실현하기 위해 소목표를 몇단계로 나눠야할지 분석한다.
3. 단계별 소목표 리스트를 만들고 소목표의 업무계획을 적는다.
4. 매일 완료해야하는 업무량을 정하고 평가리스트도 첨부한다.
  - 업무리스트를 정리하는 유일한 목적은 업무시간을 줄여서 효율을 높이고 한번에 하나의 일에 집중하는 것이다. 그러

    므로 리스트 작성시 이 목표를 염두에 두고 시간분배를 해야 합니다. 
  - 시간분배를 할 때는 중요하고 급한 일은 먼저, 덜 중요하고 급하지 않는 일은 나중에 한다는 원칙을 따라야 합니다.

 

 

■ 반복하는 실수는 정리하고 기억하라
 모든 일이 중요하지만 중요한 정도가 다 같은 것은 아니다. 파레토의 법칙에서 처럼 당장해야할 업무리스트에서 20퍼센트 미만의 업무가 전체 업무가치의 80%이상을 차지하고 당신의 미래를 결정합니다. 
1. 업무를 우선순위에 맞게 정리해 가치가 낮은 80%의 업무를 삭제하고 업무리스트를 새로 작성하라
2. 주요업무와 핵심단계를 최소한으로 줄여서 리스트에 적는다.
– 그리고 거기에 최대한 집중하여 중요한 부분에서 성과가 있을때까지 지속하고 반복한다.

 

 

 

■ 상황에 맞게 리스트를 조정하라
목표를 향해 효과적으로 움직일수있게하는 원칙
1. 정기적으로 검토하고 매주 업데이트하라
2. 대목표를 관리가능한 단계로 전환하라
전체 계획이 복잡하고 어려워보여도 세분화해 단계를 나누면 실행가능성이 높아진다. 매주 하나의 소목표에 집중하여 소목표의 단계를 하나씩 완료하면 전체 목표를 이룰수있게됩니다. 

 

 

■ 사무실 정리부터 시작하라
업무계획을 세울때나 사무실을 정리할 때나 일목요연한 환경은 매우 중요하다. 이는 업무효율을 향상하는데도 큰 도움이 되기때문에 리스트에서 정리를 1순위에 놓아야 한다. 전에 겪었던 사장님은 책상위에 잡다한 서류들을 올려놓지 못하게 하였습니다. 처음에는 가뜩이나 정리해야 할 서류가 많은데 자신이 보기 싫다며 직원들이 책상위에 서류를 올려놓지 못하게 하는 것은 너무한 처사가 아닌가 하는 생각이 들었습니다. 시간이 지나 가만히 생각해 보면 책상위에 있는 서류들 중 몇개월이 지나도 보지 않는 서류들이 쌓여있을 경우가 있습니다. 그것들이 알게 모르게 책상을 이용하는 내 자신에게 압박을 주지 않았나 하는 생각을 해봅니다. 일 잘하는 사람은 책상이 정리정돈이 잘 되어 있다는 말은 경험상 맞는 말이라고 생각합니다.