기안서 작성법

 

 

회사에 입사하여 처음 업무를 배우고 진행하는데 필수로 작성하게 되는 기안 및 보고서 작성법에 대해서 알아보겠습니다. 기안은 상급자 및 결재권자에게 나를 알리는 수단이 될 수 있습니다. 간단한 서류 한장이지만 작성자가 이 한면에 어떻게 자기 생각을 일목요연하게 표현하느냐, 결재권자의 시각에서 궁금한점은 없는지, 판단을 내릴 근거는 충분한지 등을 표현함으로써 작성자의 서류작성능력을 평가하는 중요한 단서가 되기도 하다는 점에서 기안서나 보고서는 작성하는데 신중을 기해야 하겠습니다. 

 

 

[용어의 정의]

▶ 문서~회사 업무활용에 관련된 기안,공문,보고서 등의 일반서류(영수증, 전표, 회계장부, 규정, 지침, 전산자료, 각종 통계자료 등 포함)

▶ 결정~해당사안에 대해 조직체의 의사결정을 할 수 있는 자가 그 의사를 결정하는 것.

    전결 : 위임전결 규정상 최종 결정권자의 결정.

    대결 : 결재권자의 부재 시 그 직무를 대행하는 차 상급자가 대신 결재하는 것.

    후결 : 전결권자의 부재 시 하위직급의 직무대행자가 결재하여 우선 업무를 실행, 전결권자 복귀 이후 반드시 결재 득하는 것

 

[문서의 종류]

▷ 내용의 중요성과 가치의 정도에 따라 구분

    대내문서~사내에서 작성,시행,유통되는 것

    대외문서~사외로 부터 접수되거나 사외로 발송하는 문서

    기안문서~결재를 득하여 실행하기 위한 품의문서(기안서,보고서)

    시행문서~지시,통지,명령 등 일정사항을 시행토록 전달하는 문서(공문, 협조전, 전언통신문 등)

    사규문서~사규로써 효력을 가지는 사항을 정하는 문서,장기보관 됨.(정관, 규정, 규칙, 세칙, 지침, 매뉴얼 등)

    안내문서~일정한 사항을 알리기 위한 문서,시효가 지나면 무의미한 문서(공지사항, 정보지, 뉴스, 광고, 안내문)

    일반문서~앞의 문서종류 이외의 문서를 통칭 함.

    문서의 일반적 규격 : A4 세로형태 (가로 210mm × 세로 297mm)

 

 

▷ 분류기호 및 문서번호

해당부서 약어명-발의부서-년도-일련번호 순서로 기재 함.

년도는 두자리 수,일련번호는 네자리 수를 기재 함.

(해당부서는 전결권을 행사하는 부서장이 속한 부서 임)

▷ 자료 구분

일반자료와 영업비밀 자료를 구분하여 기재 함.

영업비밀 자료는 사내비,대외비,인비로 구분 함

▷ 보존 년한

주관부서가 보유해야 할 년수를 말함(1년,3년,5년,10년,영구)

▷ 전결권자를 지정하고 진결권(결정란에 날인)을 행사하면 시행 됨.

작성자는 대체적으로 기안자의 날인이 사용되나 기안자와 입안자가 다를 수도 있음.

검토는 주무부서 기안자의 차 상급 결정권자를 말함

 

▷ 시행일자~기안의 내용을 시행하는 일자를 기입

▷ 경유~해당기안이 타 부서와 관련 有전결권자 결재 전 경유하여 서명.

▷ 수신~해당기안이 타 부서와 관련 有전결권자 결재 후 관련부서로 송달

▷ 참조~전결권자 결재 전에 경유하여야 하나 경유자의 부재 혹은 긴박한 경우에 전결권자의 결재 후 참조란에 경유자의 서명을 득하여 관련내용을 공유케 함.

▷ 협조부서~해당기안이 위임전결상 타 부서와 관련이 있는 경우 전결권자의 결재 전 협조부서 협조서명을 받아야 함

▷ 제목~한 개의 글자가 들어갈 공간을 비우고 제목을 기재

 

▷ 제목~한 개의 글자가 들어갈 공간을 비우고 제목을 기재

▷ 기안하는 내용 기재 시 공간에 주의

▷ '아래와 같이' 라는 용어 사용 시 ~ 아 래 ~ 표기

▷ 주요 내용은

취지,목적,배경을 우선순위에 두고

일시,장소,참석인원,소요비용을 두번째로 두며,

기대사항,예상효과,예상결과 등을 세번째로 두며,

마지막으로 첨부문서를 밝히고 첨부 함.

▷ 첨부문서가 많을 경우 첨부1,첨부2,첨부3 등의 순서로 첨부문서명 기재

▷ 기안의 내용이 한 장을 넘길 경우  [이면계속] 이라는 표기를 하며, 한 장으로 끝날 경우 기안내용 말미에 "끝" 혹은 -끝- 이라고 표기 함.

 

기안서 양식.xlsx

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