출장신청서 작성법과 양식

위드 코로나로 이제 외부에서 마스크를 쓴 사람들이 빠르게 줄고 있는것 같다. 코로나가 한창일때는 회사의 모든 출장이 연기되고 비대면 화상회의를 통하여 출장을 대신 하도록 하였는데 이제는 코로나가 한창일때와는 분위기가 많이 좋아진 것 같다. 출장이 많은 회사에서는 출장 계획서를 잘 활용해야 한다. 출장 계획서를 작성함으로써 출장 목적, 일정, 예산 등을 명확하게 정리하고 관리할 수 있다. 이를 통해 출장의 목적과 일정에 대한 투명성이 높아지며, 비용 효율적인 출장을 계획할 수 있다. 명확한 목적이 없는 출장은 불필요한 지출이 발생하고 인적낭비의 원인이 되기도 한다.

 

출장 계획서는 이를  작성함으로써 출장 준비과정에서 생기는 문제나 예상치 못한 일이 발생했을 때 대처하는 방안을 미리 계획할 수 있다. 이를 통해 출장 중 발생할 수 있는 예외 상황에 대처할 수 있어 출장의 원활한 진행을 보장할 수 있기 때문이다.

출장계획서는 또한 출장을 준비하는 담당자나 팀원들 간의 의사소통을 원활하게 하기 위한 중요한 역할도 한다. 출장계획서를 작성하면 출장 관련 정보를 공유하고 출장에 대한 명확한 방향성을 제시할 수 있어 팀 내의 업무 효율성을 높일 수 있다. 특히 해외 출장일 경우에는 항공권 예약등 미리 준비해야 될 업무가 있어 만약 대표이사의 직접적인 출장 지시로 인하여 관리부서의 통보 없이 출장이 일어났다면 그만큼 출장관련 실무진들의 업무 부담이 되는 것도 사실이다.

관리부서는 출장자들에게 출장계획서를 작성함으로써 출장을 준비하는데 필요한 일련의 과정을 체계적으로 관리하고 통제할 수 있다. 그러므로 출장이 성공적으로 이루어지기 위해서는 출장 계획서 작성이 필수적이다. 따라서 출장을 준비하는 모든 인원들이 출장 계획서 작성을 소홀히하지 않고 충분한 준비를 통해 출장을 원활하게 진행할 수 있도록 해야한다.

출장이 많은 회사인 경우 각 회사나마 출장에 관한 규정을 두는 경우가 많다. 예를 들어 '출장 규정'이나 '출장여비규정'과 같이 세부 사규로 두는 경우가 있으므로 지금 회사의 이러한 규정이 있는지, 있다면 언제 제정되었고 지금 현재 상황에 맞게 규정이 마련되어 있는지 담당자라면 꼭 챙겨보아야 하겠다.

 

출장신청(계획)서의 구성항목

출장신청(계획)서의 구성항목은 기업이나 조직에 따라 조금씩 다를 수 있지만, 일반적으로 아래와 같은 내용을 포함하고 있다.

■ 출장 목적
출장의 목적과 목표를 명시합니다. 출장이 왜 필요한지, 어떤 일을 해결하고자 하는지를 명확하게 설명한다.

 

■  출장 기간
출장 일정을 기간별로 명시합니다. 출장 일정이 몇일부터 몇일까지인지, 출장 지역에 도착하는 날짜와 출발하는 날짜를 명확히 한다.

 

■ 출장 장소
출장을 진행하는 장소를 명시합니다. 출장 지역이 어디인지, 출장 도시에 있는 호텔, 공항, 회사 등 출장과 관련된 장소를 나열한다.

 

■ 출장 예산
출장을 위해 필요한 예산을 명시합니다. 예산을 구성하는 항목에는 교통비, 숙박비, 식비, 통신비, 이동 수단 대여비 등이 포함된다.

 

■ 일정 계획
출장 기간 동안 수행할 일정을 계획합니다. 출장 목적에 따라 회의, 업무, 협력사 방문 등 다양한 일정을 수립할 수 있다.

 

■ 참석자 명단
출장에 참석하는 인원의 명단을 작성한다. 출장 관련 업무를 수행하는 인원, 회사와 협력관계를 맺고 있는 업체의 담당자, 기타 관련 인원들의 정보를 포함한다.

 

■ 비상 연락처
출장 도중 발생할 수 있는 예기치 못한 상황에 대비하여 비상 연락처를 기재합니다. 출장을 수행하는 인원들의 비상 연락처, 현지 파트너 업체나 호텔 등의 비상 연락처 등을 작성한다.
출장계획서는 출장을 원활하게 진행하기 위한 기본적인 정보를 제공한다. 출장을 준비하는 모든 분들은 출장계획서를 작성할 때 위 항목들을 고려하여 출장을 원활하게 계획하고 진행할 수 있도록 해야한다.

당연한 말이겠지만 출장계획서는 회사 내규에 따라서 작성해야 한다. 출장신청서를 통해 출장 일정과 출장 여비예산에 따라서 계획하고 상세한 일정을 첨부하여 출장계획서를 작성한 후 상급자의 승인을 요청해야 한다. 따라서 출장 계획서 작성시 출장의 목적과 일정을 정확하게 기입하는 것이 중요하다. 또한 출장 이후 비용처리를 위하여 영수증이나 관련 지출에 대한 근거를 남겨 회계부서에 전달하면 된다.

 

출장신청서 양식

출장신청서.xlsx

0.01MB