MZ세대에게 하는 업무지시

회사 생활을 하다보면 부서별 별도 사무실을 가지고 있지 않는 한 다른 부서의 대화도 본의아니게 듣는 편이다.

가만히 듣다보면 부서장이 부서 직원에게 갑자기 뜬금없는 업무 지시를 시킨다든지 수시로 부하 직원을 부른다든지 방금 한 얘기를 또 한다든지 상관없는 옆 부서 사람이 듣는 것이라도 별로 내키지 않는 경우가 많다. 본인이 업무를 지시하면서도 방향도 없고 그렇다고 잘 모르는 부분은 알려주려고도 하지 않으면서 질책만 하는 경우도 종종 보게 된다.  왜 저렇게 하지? 인사담당자로서 그 직원과 면담이라도 하게 되면 어김없이 부당한 업무지시 태도가  불만사항으로 나온다. 은근히 휴게실에서 해당 부서장에게 그 부분을 말해보기도 하지만 본인은 맞고 밑에 직원이 잘못이다라고 얘기하는 경우가 대부분이다. 

 

그럼 어떻게 업무 지시를 해야 할까

 

업무를 지시할 때는 일단 지시하는 본인부터 지시 내용 을 명확하게 파악해야 한다. 그래야 핵심을 제대로 전달할 수 있다. 그렇지 않으면 직원들은 지시의 합리성에 의문을 갖는다. 업무 내용을 왜곡되게 전달하지 않으려면 상사 스스로 정확하게 지시해야 한다. 회사는 ‘어’하면 ‘척’하고 알아듣는 직원을 찍어내는 공장이 아니라 일을 해서 성과를 내야 하는 비지니스 공간이다. 불명확한 지시는 부하직원을 힘 들게 하고 상사의 능력을 의심하게 만든다.

 아무리 단순한 일도 업무배경을 설명하고 왜 하는지 설명해주면 보다 적극적으로 업무에 임할 수 있다.

 

명확한 일정 제시

업무를 지시할 때는 기한도 구체적으로 정하 는 것이 좋다. ‘이 업무는 중요하니까 빨리 처 리해’라는 말은 해석이 다양할 수 있다. 사람 마다 기준이 다르기 때문에 ‘빨리’가 하루를 뜻하는 것인지, 2~3일인지 알 수 없다. 겪어본 어떤 대표는 업무 지시를 하고나서 5분도 안되서 "어떻게 됐어?"라고 물어봐서 곤혹스러웠던 때가 있었다. 물론 대표나 임원이 지시는 기본적으로 제일 우선순위에 적고 그것부터 하는게 오히려 속이 편할때가 있지만 시키는 사람이 언제까지 필요한지 언질이라도 준다면 실무자 입장에서 보다 면밀히 준비할 시간이 있지 않을까

 

업무 지시를 잘하기 위해서는 반드시 두 가 지가 고려돼야 한다.

첫째는 지시하는 업무의 처리 소요 기간을 상사가 알아야 한다. 1개월 이 걸릴 업무를 일주일 안에 보고하라고 한다 거나, 일주일 걸릴 업무를 내일 당장 보고하라 고 한다면 업무 능력이 출중한 직원도 감당하기가 어렵다.

 

둘째는 직원 개개인의 업무량을 파악하는 것이다. 이것은 업무 지시를 하면서 기간을 설정하는 것과 밀접한 관계가 있다. 예를 들어 한 직원은 매번 업무 과부하가 걸려 있고 다른 직원은 늘 여유 있는 경우, 이것이 업무 처리 속도가 빠른 사람과 느린 사람의 차이가 아니라면 합리적이지 않다. 기간과 업무량을 고려하지 않는 지시는 부서장으로서 능력이 부족하다는 것을 뜻한다. 누구에게 어떤 일을 지시했는지, 얼마간의 기간을 주었는지, 시간이 얼마나 흘렀는지를 지속적으로 확인해야 한다. 업무를 지시하면서 일정과 기한을 알려주지 않는 것은 소통에 오해를 만들기도 하지만 업무의 생산성을 떨어뜨린다. 또한 회사에서는 급하고 중요한 업무가 동시에 진행된다. 이때 일의 우선순위를 정해주는 것도 부서장의 역할이다. “A 업무가 가장 중요하니 먼저 언제까지 마치라”는 식으로 업무의 중 요도와 기간을 명확히 해준다면 직원의 업무 몰입도는 더욱 올라간다.

 

부하직원을 수시로 호출? No!

성격이 급하고 일을 좋아하는 K상사. 본인의 급한 성격 때문에 업무 아이디어가 생각날 때 마다 시시때때로 업무를 지시한다. 문제는 그 모든 업무를 ‘급하니까 빨리 보고해’라고 주 문한다는 것. 게다가 중요도가 아니라 얼굴을 마주칠 때마다 떠오르는 대로 진행 사항을 묻는다. K상사의 직원들은 자신들이 직장인인지 노예인지 한숨이 나온다. 회사는 응급실도 아니고 상사의 놀이터도 아니다. 때때로 중요하거나 급한 업무가 있을 때는 야근도 불사할 수 있지만, 상사의 스타일에 맞추기 위해, 또는 분위기 때문에 야근하는 것은 바람직하지 않다. 물론 회사라는 곳의 특성상 급하게 처리해야 하는 업무가 생긴다. 하지만 지시하는 업무마다 ‘급하다 급해’를 외치면 직원들은 쉽게 지치고, 상사의 급한 지시에 내성을 갖게 된다. 직원들을 괴롭히려는 것이 아니라면 급한 일과 급하지 않은 일을 구분해 서 지시해야 한다

 

일을 할 수 있는 상황을 만들어준다.

업무를 시키면 업무를 할 여건을 조성해준다. 방금전에 보고서를 빨리 제출하라고 시켜놓고 밖에 외근을 보낸다든지 본인이 시킨일을 하는지 뻔히 알면서도 다른일을 채근한다든지, 입장바꿔 생각해보면 "일부러 날 괴롭히려고 저러나"싶지 않을까 청소를 시켰으면 최소한 청소 도구정도는 준비해주고 시킨다. 또한 청소할 시간에는 다른 일은 시키지  않도록 한다.  

 

지시한 업무는 확인!

지시한 업무는 담당자가 그 일을 정말 수행하였는지 또, 정확하게 하는 지 확인한다. 의도와 다르면 정확한 방법을 알려준다. 지속적으로 확인하면 일하는 당사자도 그 업무를 꼭 해야 하는 일로 인식하고 지속적으로 진행하게 될 것이다.