문서관리 절차서(인사서류 보존 연한)

 

목          차

 

1. 적 용 범 위

2. 목       적

3. 용어의 정의

4. 책임과 권한

5. 업 무 절 차

6. 기록의 관리

7. 관 련 문 서

8. 양       식

 

 

 

번호	개정일	개정항목 및 내용
00	20  .  .	최초제정

 

 

구  분	작  성	검  토	승  인
직  책
서  명
날  짜	20  .  .	20  .  .	20  .  .

 

 

1. 적용범위

 

본 절차는 당사 품질시스템문서의 제정, 개정, 폐지에 관한 절차 및 관리에 대하여 적용한다.

 

2. 목   적

 

본 절차는 당사에서 행하여지는 경영의 제반활동에 대하여 문서를 설정하고 체계적으로 관리함으로써 업무의 효율적인 운용을 목적으로 한다.

 

3. 용어의 정의

 

3.1 품질시스템문서

품질경영을 수행하기 위한 절차가 기술된 문서, 관련양식 등을 말하며 품질매뉴얼, 절차서, 지침서, 양식 등을 말한다.

3.2 품질매뉴얼(Quality Manual)

품질경영시스템을 규정한 기초문서로서 품질방침에서부터 조직 및 부서단위의 품질요구사항에 대하여 규정하고, 관련 절차서와 연관되어 구성된다.

3.3 절차서(Process Description)

품질경영매뉴얼에 규정된 시스템 요구사항에 대한 운영절차를 기술한 문서를 말하며 일반적으로 Process Map과 한 쌍으로 구성된다.

3.4 지침서(Instruction)

절차를 실행하는데 있어 필요한 부속서를 말한다

3.5 양식(Format)

업무과정에서의 ‘틀’이 되는 일정한 형식을 말한다

3.6 관리본

배포처가 관리되어 개정시에 최신본이 배포 관리되도록 발행하는 문서를 말하며 사내에 발행되는 문서는 관리본에 한한다.

3.7 비관리본

최초 배포 후 개정시에는 개정본이 배포되지 않아도 되는 문서를 말하며 주로 사외배포용으로 발행된다.

 

4. 책임과 권한

 

    4.1 대표이사

1)  회사문서를 승인할 책임과 권한이 있음.

 

    4.2 품질경영대리인

1)  회사문서를 검토할 책임과 권한이 있음.

2)  프로젝트관리계획서를 승인할 책임과 권한이 있음.

 

    4.3 경영지원팀

1)  회사문서를 관리할 책임과 권한이 있음.

2)  문서관리 절차서를 작성할 책임과 권한이 있음.

3)  회사문서를 총괄 배포할 책임과 권한이 있음.

 

4.4 각 부서(팀)장

1)  업무관련 회사문서 및 해당 지침서를 작성할 책임과 권한이 있음.

 

5. 업무절차

 

5.1 회사문서체계

   LEVEL Ⅰ        매뉴얼  

 

   LEVEL Ⅱ        절차서  

 

   LEVEL Ⅲ        지침서  

 

5.2 회사문서의 분류번호 부여기준

1)    대분류

회사문서는 아래의 <표 1>과 같이 업무 기능별 구분에 따라 대 분류 한다.

 

 

기능분류	코드
QMS관리	A
경영책임	B
자원관리	C
제품실현	D
측정, 분석 및 개선	E

 

2)    문서번호는 네 자리 숫자로 나열하여 네 자리 중 첫째, 둘째 자리는 중분류로 하며, 셋째, 넷째 자리는 소분류로서 일반적으로 문서의 작성순으로 번호를 부여한다.

3)    문서의 약칭

(1)   당사 문서의 약칭은 Kor로 한다.

(2)   Kor는 Korea의 문자를 딴 것이다.

4)    문서번호 부여방법

(1)   문서번호는 당사 문서약칭 / 대분류 기호 / 절차 / 지침의 순으로 연이어 부여한다.

 

KOR –  O  –  OO  OO

 

 (2) 양식번호는 양식의 약칭/대분류기호/개정번호로 연결하여 부여한다.

 

F.  A  –   02  –  01  (Rev.0)

5.3 문서의 제. 개정. 폐지의 필요성 파악

1)    문서의 제정은 다음에 해당되는 경우 시행한다.

(1)    직제개편 또는 새로운 업무가 시행된 경우

(2)    신기술의 개발에 따라 제정할 필요가 있을 경우

(3)    현행 문서의 미비로 새로운 품질시스템이 필요한 경우

(4)    기타 문서화의 필요성이 발생하였을 경우

2)    문서의 개정은 다음에 해당되는 경우 시행한다.

(1)    문서의 내용이 불합리 하거나 또는 개선점이 발견 되었을 경우

(2)    관리업무 또는 프로세스의 변경, 개선 등이 발생 하였을 경우

(3)    해당 규격 변동 등의 사유가 발생 하였을 경우

(4)    기타 개정해야 할 필요가 인정될 경우

3)    문서의 폐지는 다음에 해당되는 경우 시행한다.

(1)    문서가 개정되었을 경우

(2)    제정된 다른 문서가 충분히 그 역할을 포함하고 있는 경우

(3)    기타 폐지의 필요성이 있을 경우

4)    문서의 수정

(1)    오자가 발생한 경우

(2)    탈자가 발생한 경우

(3)    문서의 시행도중 부서의 신설, 명칭변경 등이 발생한 경우에 한하여 부서명만 수정이 가능할 경우

 

5.4 문서의 입안

1)    주관팀으로부터 문서의 제정, 개정 및 폐지의 통지를 받은 입안팀이나 문서안의 제정, 개정 및 폐지의 필요성을 인지한 부서장은 초안을 작성, 품의서(F. A-01-01)를 통하여 주관부서장에게 제출한다.

2)    문서의 제.개정.폐지 신청을 하고자 하나 신청팀이 입안팀이 아닌 경우 E-MAIL 등의

업무연락서 등으로 문서명, 조항, 변경사유 및 내역을 기입하여 부서장 승인 후 주관팀에 의뢰한다.

3)    회사문서의 작성은 회사문서서식(F. A-01-03)에 작성하는 것을 원칙으로 한다. 단 양식의 불합리함으로 인한 경우에는 별도의 양식을 사용할 수 있다. 

 

5.5 문서의 검토, 합의 및 승인

1)    주관부서장은 회사문서(제.개정.폐지)가 접수되면 타당성을 검토하고 관련 팀과의 협의가 필요 시 관련팀에 통보하여 회의 및 회람을 통해 검토 후 미비한 사항이 있을 경우 입안팀에 수정, 보완을 요구하고 입안팀은 이를 즉시 수정. 보완하여야 한다.

2)    관련팀과 입안팀의 이견이 합의되지 않을 경우에는 주관팀에서 경영대리인에게 조정을 받아 처리한다.

3)    입안팀은 관련팀과 협의과정에서 도출된 문제점을 필히 문서에 반영, 수정토록 하여야 하며 이견 내용에 대하여는 보완 후 재 합의하여야 한다.

4)    주관부서장은 전항에 의거 관련팀과 검토한 후 타당성이 인정되거나 보완 또는 수정하였을 경우 승인권자에게 승인을 의뢰한다.

5.6 회사문서의 등록

1)    승인권자에 의해 승인된 문서의 제정, 개정, 폐지에 대하여 회사문서등록부(F. A-01-04)에 등록한다.

2)    문서의 폐지 승인이 되고 나면 회사문서 체계표(보기 1)를 재구성한다.

 

5.5 문서의 배포 및 폐기

1)    주관팀은 등록이 완료된 문서에 대하여 이를 공시함과 동시에 소요부수를 인쇄하여 6)항의 배포기준에 따라 배포한다.

2)    주관팀은 배포이력을 관계 팀 수령자의 확인을 받아 관리한다.

3)    문서가 배포되었을 때 관련부서장은 구문서를 자체 폐기하고 그 결과를 주관팀에 통보하고 주관팀은 이를 확인한다.

4)    기술 혹은 참고용으로 구본을 가지고 있을 때에는 ‘참고용’ 표시를 한 후 보관하여야 한다.

5)    문서의 배포시에는 관리본, 비관리본을 구분하여 배포하며 문서의 혼용을 방지하기 위하여 다음과 같이 관리본, 비관리본, 참고용(상기 4)항)으로 표식 하여 관리한다.

보기>

 

관  리  본

배포일자 : 관리번호 : 관리부서 :

대한민국

 

비  관  리  본

배포일자 : 관리번호 : 관리부서 :

대한민국

 

참  고  용

유효일자 :   관리부서 :

대한민국

 

 

6)    회사 문서의 배포 기준은 다음과 같다.

 

문서 종류	배포처			부수
	대표이사	경영대리인	각 부서
품질매뉴얼	●	●	●	각 1부
절차서	●	●	●	각 1부
지침서			●	각 1부

 

5.6 문서의 취급

1)    당사의 사원은 누구나 회사문서의 기재사항을 존중하고 준수하여야 하며 임의로 변경시킬 수 없다.

2)    문서는 원칙적으로 사외는 비밀 취급으로 하고 원본 및 관련자료는 주관팀에서 보관한다.

3)    문서의 보관 책임자는 문서의 보관 및 관리에 만전을 기하고 경영대리인의 승인 없이는 사외 반출을 금한다.

4)    각 부서장은 문서의 보관관리에 책임을 지며 소속 사원에게 문서의 각 내용을 설명하고 보급시켜야 한다.

 

5.7 문서의 보관 및 유지관리

1)    문서를 배포 받은 부서장은 문서가 개정, 폐지될 때까지 이를 보관하고 해당업무의 홍보, 교육에 적용하며 임의로 복사해서는 안 된다.

2)    문서는 습기, 화재, 파손 및 분실을 고려한 안전한 장소에 보관하고, 열람하여야 한다.

3)    문서의 원본은 주관부서에서 동일하게 보관한다.

4)    문서는 항상 최신본을 비치, 관리하여야 하며 주관부서장은 내부감사 절차서(KOR-E-02)에 따라 실효성을 검토하고, 적절히 개정하여야 한다.

 

5.8 일반사항

1)    개정일은 승인권자가 승인한 날짜를 개정일로 한다.

2)    문서의 시행은 문서의 승인일 후 2일간의 유보기간을 통해 배포 및 홍보과정을 거친 후 시행함을 원칙으로 한다. (단, 시행일이 휴무일일 경우 이후의 최초 근무일로 한다)

3)    회사문서는 승인된 원본과 동일한 문서에 해당되는 디스켓을 보존. 관리하며 개정시에는 보존된 원본에서 해당 문서를 복사한 후 개정하고 개정문서를 승인 후 재 저장하여 보존한다.

4)    문서의 원본 디스켓은 주관팀에서 일괄 관리하고 문제발생시를 대비하여 2매 보관을 원칙으로 한다.

5)    문서에 양식되어 품의 되어지는 양식은 별도의 품의 없이 해당 문서의 시행과 동시에

시행 되어 짐을 원칙으로 한다.

 

6. 기록의 관리

 

본 절차와 관련하여 작성되는 기록은 기록관리 절차서(KOR-A-02)에 따라 유지 관리 한다.

 

7. 관련 문서

 

1)    기록관리 절차서 (KOR-A-02)

 

8. 양    식

 

1)    품의서 (F. A-01-01)

2)    기안지 (F. A-01-02)

3)    회사문서서식 (F. A-01-03)

4)    회사문서 등록부 (F. A-01-04)

 

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사무실에 3년간 꼭 비치해야 하는 인사서류

구분	법정서류	3년 시작일
기본서류 6가지	근로계약서	근로자가 해고되거나 퇴직 또는 사망한 날
	근로자명부
	고용 해고 퇴직에 관한 서류
	임금대장	마지막으로 써 넣은 날
	임금의 결정 지급방법과 임금정산 백데이터 서류	서류 작성을 완결한 날
	연차휴가 사용대장

추가서류 5가지 (해당 사항 발생시)	승급 감급에 관한 서류	서류 작성을 완성한 날
	근로기준법상 승인 또는 인가를 받은 경우 이에 관한 서류	승인이나 인가를 받은 날
	근로기준법상 근로자대표와 서면 합의가 필요한 경우 이에 관한 서류	서면 합의한 날
	연소자 증명에 관한 서류	연소근로자가 18세가 되는 날
	재해보상에 관한 서류	보상청구권이 시효로 소멸될 때까지

 

코로나 19로 인하여 뜸했던 근로감독관의 사업장 방문도 올해는 잦을 것으로 예상된다. 

근로감독관도 사람인지라 첫인상 즉 법정서류가 일목요연하게 정리되어 있는 사업장에선 첫인상부터 관리가 잘 되어 있는 사업장이라고 느낄것이다.

 

모쪼록 올해 근로감독관 방문에 스트레스 받지 않는 각 사업장의 인사 담당자가 되기를 바란다.