계약서류 보존

회사는 근로자명부, 근로계약서, 임금대장, 근로자대표와의 서면합의서 등 근로와 관계한 모든 서류를 3년간 보존해야하며, 3년 후 이를 파기하는 것은 개인정보보호법 위반은 아닙니다. 

1. 주요확인사항 

번호	내용
1	근로자명부, 근로계약서, 임금대장, 서면합의서 등 근로계약에 관한 서류를 보존하고 있습니까?

 

2. 법 규정 
- 근로기준법 제42조(계약 서류의 보존) 사용자는 근로자 명부와 대통령령으로 정하는 근로계약에 관한 중요한 서류를 3년간 보존하여야 한다.

-과태료(제116조):500만원 이하의 과태료

 

3. 개요 
- 사용자는 근로자명부와 대통령령으로 정하는 근로계약에 관한 중요한 서류를 3년간 보존하여야 한다.

- 이 서류들은 향후 노사간 분쟁의 발생을 예방 또는 해결하는데 필수적인 자료로서 근로자 권익보호와 경영상 리스크 해소에 핵심적 역할을 함.

 

4. 보관해야 할 서류와 보존기간의 시작일

- 사용자는 다음의 서류를 3년간 보존해야 함

순번	항목	보존기간(3년) 시작일
1	근로자명부, 근로계약서, 임금대장, 서면합의서 등 근로계약에 관한 서류를 보존하고 있습니까?	근로자가 해고되거나 퇴직 또는 사망한 날
2	근로계약서	근로관계가 끝난 날
3	임금대장	마지막으로 작성한 날
4	임금의 결정 · 지급방법과 임금계산의 기초에 관한 서류	마지막으로 작성한 날
5	고용·해고 · 퇴직에 관한 서류	근로자가 해고되거나 퇴직한 날
6	승급·감급에 관한 서류	승급·감급이 완료된 날
7	휴가에 관한 서류	휴가를 완료된 날
8	탄력적·선택적 근로시간제, 근로시간특례 합의 등에 따른 근로자대표 서면합의서류	서면 합의한 날
9	18세 미만 연소자 고용 시 연령을 증명하는 가족관계기록사항에 관한 증명서와 친권자 또는 후견인의 동의서	근로자가 18세가 되는 날(18세가 되기 전에 해고되거나 퇴직 또는 사망한 경우에는 그 해고되거나 퇴직 또는 사망한 날)

 

5. QnA 

Q. 근로자가 퇴직한 후 개인정보 보호를 이유로 근로계약서, 사직서를 모두 폐기한 사례 
A. 개인정보가 담겨있더라도 근로기준법에서 정하는 서류는 보관해야 함. 근로기준법에서 정하고 있는 3년 기간이 지난 후에 파기하더라도 개인 정보보호법 위반이 아님 

 

6. 근로자명부 샘플 (근로기준법 시행규칙 [별지 제16호서식] 근로자명부)

[별지 제16호서식] 근로자명부(근로기준법 시행규칙).hwp

0.01MB