품의서 작성 가이드

 

1. 품의서의 개요

1) 품의서의 정의

품의서는 일종의 상신서(상부에 보고할 내용을 작성한 문서)로 결재권자에게 특정한 사안을 승인해 줄 것을 요청하는 문서를 지칭한다.

경영관리상의 안건에 관한 문서를 기안자가 작성하여 관계부서의 의견을 물은 다음 상사에게 제출하여 결재를 받게 되는데, 이를 위해 품의서라 불리는 일정의 서시긍 사용하며, 미리 규정되어 있는 일정의 절차를 밟은 후 실행을 하게 된다.

품의서는 공사집행(수선), 물품의 매입, 수리, 제조, 보조금 및 출연금의 교부 등에 사용된다.

 

2) 품의서의 필요성

일반적으로 회사의 경비를 집행하기 이전에 미리 회사의 승인을 얻어야 한다. 만약 작은 회사라 모든 집행의 결정이 신속하게 이루어지고 있다면 굳이 집행 전에 사전허가를 얻을 필요가 없는 경우도 있다. 그러나 대규모의 회사라면 사정이 달라진다. 여기저기서 크고 작은 경비집행이 이루어지기 때문에 결정권자 혼자서는 집행의 결정을 다 수행할 수 없게 된다. 따라서 사전에 지출품의서를 작성하여 집행에 대한 승인을 득하고 지출결의서를 통해 그 집행의 결과로 회계처리와 집행일자, 집행금액 그 외에 영수증 등을 첨부하여 결과사항을 다시 결재를 받는 과정을 거치게 된다.

3) 품의서 작성의 목적

품의서는 해당 내용에 대하여 그대로 진행해도 될 지 승인을 얻기 위한 문서이다. 즉, 품의서는 어떠한 내용을 진행하기에 앞서 허락 등을 구하기 위해 상정하는 문서이다. 반면 이러한 승인 등을 구하기 위해서 그 과정 및 계획을 좀 더 상세히 기술하고 그 내용에 관해 검토를 위한 결재를 올리는 것이 일반적인 기안서이다. 

품의서 작성이 필요한 경우

① 업무를 진행하기 위한 결제서류 작성 ② 접수한 문서를 처리하기 위한 경우 ③ 상급자의 지시 사항을 처리하기 위한 경우 ④ 법령이나 각종 규정 등의 근거에 의하여 필요한 경우

 

2. 품의서의 종류

미리 규정되어 있는 일정한 절차를 통해 경영상의 문서를 기안자가 작성하여 결재를 받게 되는데, 이를 위해 품의서라 불리는 일정의 서식을 사용하게 된다. 회사에서 작성하게 되는 주요 품의서의 종류에는 다음과 같은 것들이 있다.

구분	작성요령
구매품의서	구매품의서란 필요한 물품 등의 품명, 규격, 수량, 단가, 금액 등을 기록하여 상급자에게 결재를 구하는 문서이다. 지출에 대한 내역은 그 원인행위가 공문으로 남아야 하므로 구매품의서를 통해 구매내역과 적요를 기록하여 구매 절차에 따라 결재를 받으면 된다.
제안품의서	제안품의서는 일정의 경영 참여가 될 수 있으며 이로써 사기앙양에 도움이 될 수 있다. 제안 품의서는 종래의 업무에 대한 개선책, 새로운 일의 제안이 품의이며, 구체적으로 의견과 희망을 언급 하도록 한다. 반드시 자료를 첨부하는 것이 좋으며 자료는 숫자, 도표 등을 이용하여 알기 쉽게 만든다 제안용 품의서의 구성은 , 결재를 원하는 사항, 목적, 이유, 실시에 의해 기대할 수 있는 효과, 장점의 순서로 하고 뒷받침할 수 있는 데이터를 첨부하면 더욱 훌륭한 제안 품의서가 될 수 있다.
행사품의서	행사품의서는 조목별 기술, 표의 활용을 적극적으로 도모하고 결재자가 의사 결정을 하기 쉽도록 실시효과에 대하여 구체적 숫자로 제시한다. 품의의 내용은 구체적으로 간단 명료하게 기술하고 정해진 서식이 있으면 그것을 이용한다.
채용품의서	품의의 이류를 알기 쉽고 명확하게 작성하도록 한다. 채용에 관한 품의는 생산성 및 제조원가와 직접 연관이 있으믈 항상 그 점을 염두에 둔다. 조목별로 필요에 따라 전체적인 내용의 파악을 위해 세밀한 부분이나 내용은 자료를 별첨하는 것이 좋다.

 

3. 품의서의 작성절차

좋은 품의서는 간결하고 명료하며 알시 쉽게 표현되어 전달하고자 하는 내용이 읽는 사람에게 쉽게 이해되도록 작성된 것을 말한다. 좋은 품의서를 작성하기 위한 순서는 다음과 같으며, 작성한 품의서에 대해 상대방에게 설득력을 가질 수 있도록 구성하는 것이 중요하다.

1) 작성 전 준비사항

기안 문서를 작성하기에 앞서 먼저 기안서를 작성하는 목적을 파악하는 것이 중요하다. 즉, 기안문을 작성하는 목적과 작성이유, 기대효과, 결재권자의 의도 및 지시내용을 숙지하고 이에 따른 관련규정 및 참고문허을 찾아 정보를 수집한 후 이를 이용하여 기안의 목적에 맞는 초안을 작성해야 한다. 수집 정리한 정보는 기안의 목적에 맞도록 초안을 작성하고 논리의 일관성을 유지할 수 있도록 검토한다.

 

2) 작성 시 구성요령

기안자는 기안문의 주요내용을 분명히 하여 문장을 구성하고 간결 명료하고 이해하기 쉽게 본안을 작성한 후 잘못된 부분이나 불필요한 부분 및 중요사항의 누락이 없는지 등을 꼼꼼히 확인하고 검토해야 한다. 기안문은 육하원칙에 의하여 정확하게 작성하되 이해하기 쉽고, 간결하고, 명확하게 작성해야 한다. 

 

3) 작성 후 체크사항

기안 문서를 받아보는 사람의 입장에서 전달하고자 하는 내용이 쉽게 이해되는지 검토하고 누락된 사항이나 다른 부분은 없는지, 불필요한 사항이 포함되지 않았는지 검토한다.

4. 품의서 작성 시 주의사항

1) 이해하기 쉽도록 작성

품의서를 통해 언제, 어디서, 무엇을, 어떻게 한다는 품의의 내용을 쉽게 이해할 수 있도록 간단하고 명료한 글을 이용하되 표준용어를 사용하여 작성하도록 한다.

2) 품의서 작성 전 검토할 사항

품의서를 작성하기 전 다음과 같은 사항을 검토해 보야야 한다.

① 집행의 내용이 예산편성의 목적과 부합되는지 여부

② 집행예정금액은 예산액의 범위 이내인지 또한 예산배정 여부

③ 집행예정금액이 법령, 지침 등에서 정한 기준액과 부합되는지 여부

④ 자금의 지급(교부)처는 정당한지 여부

3) 구성내용의 확인

 원활한 업무처리에 도움이 될 수 있도록 품의의 목적과 내용을 구성하도록 한다. 품의서의 구성은 제목, 내용, 참조부서로 이루어지는 데 체크해야 할 내용은 다음과 같다.